Inventaris adalah sebutan untuk persediaan barang atau stok yang dimiliki pabrik, kantor atau perusahaan. Bagi pebisnis yang sudah profesional mungkin sudah memiliki SOP atau aturan yang jelas dalam mengelola inventaris yang ada.
Namun, tidak mudah bagi pebisnis pemula untuk mengelola dengan baik inventaris yang dimilikinya. Oleh karena itu, penting untuk memahami pengertian, pentingnya pengelolaan inventaris dengan baik dan tujuan dari inventaris.
Pengertian Inventaris
Definisi inventaris menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah daftar keseluruhan barang milik institusi, mulai dari perusahaan, kantor, sekolah hingga pemerintah. Barang ini biasanya digunakan sebagai alat untuk kegiatan operasional dari institusi tersebut.
Ada beberapa ahli yang menyampaikan pengertian inventaris, salah satunya Soemarsono SR. Beliau menyebutkan jika inventaris adalah keseluruhan barang yang dimanfaatkan kantor dan dibekali dengan jenis, kondisi barang, jumlah dan harganya.
Pentingnya Pengelolaan Inventaris
Dalam suatu perusahaan atau instansi, persediaan barang harus dikelola dengan baik agar memberikan manfaat yang lebih besar. Pentingnya pengelolaan inventaris akan diulas dalam artikel berikut.
1. Mengurangi Penyusutan Inventaris
Penyusutan inventaris atau depresiasi sering terjadi dalam bisnis di mana suatu barang mengalami penurunan nilai jual. Penyusutan inventaris biasanya terjadi karena kelalaian manusia, khususnya dalam hal pencatatan atau pembuatan alur inventarisasi.
Pengelolaan inventaris yang tepat menjadi salah satu cara untuk menghindari risiko tersebut. Pengelolaan ini membuat jumlah harta perusahaan otomatis akan berkurang sehingga berpengaruh terhadap kondisi finansial perusahaan secara keseluruhan.
2. Memudahkan Pengawasan Lewat Tata Letak
Inventaris adalah stok barang yang dimiliki perusahaan dan biasanya ditempatkan di gudang yang sangat luas. Dibutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk mengawasi gudang yang luas tersebut sehingga pengelolaan inventaris dengan sistem tata letak bisa dijadikan solusinya.
Sebagian perusahaan mungkin sudah menggunakan metode barcode untuk inventaris di gudang sehingga lebih mudah dalam melakukan pengecekan dan pengawasan. Dengan begitu, risiko barang rusak, kadaluarsa dan tidak layak bisa dikurangi.
3. Meningkatkan Pelayanan pada Konsumen
Pentingnya pengelolaan inventaris juga dapat meningkatkan pelayanan pada konsumen. Inventaris yang dikelola dengan baik maka akan selalu terpantau persediaan barangnya sehingga pelayanan terhadap konsumen akan lebih memuaskan.
Pengelolaan inventaris bisa menjadi jalan pemasaran dari mulut ke mulut karena pelayanan terhadap konsumen meningkat dan memuaskan. Dengan begitu, profit perusahaan akan semakin bertambah karena penjualan juga berpotensi mengalami peningkatan.
4. Sebagai Patokan Kinerja Pengelolaan Inventaris
Pengelolaan inventaris dapat menjadi tolak ukur efektivitas kerja menggunakan KPI (Key Performance Indicator). Dengan begitu, suasana kerja akan lebih kondusif dan semangat kerja juga semakin meningkat.
Pengawasan dan pengelolaan inventaris perusahaan akan lebih mudah jika karyawan memiliki etos kerja yang tinggi. Angka KPI menunjukkan pencapaian perusahaan dalam menerapkan fungsi akuntansi dan mengelola inventaris dengan lebih mudah.
Tujuan Inventaris
Tujuan utama dari inventaris adalah membantu kelancaran administrasi instansi maupun perusahaan untuk mengawasi aset dengan baik. Selain itu, ada beberapa tujuan dari inventaris yang perlu diketahui, yaitu:
- Mempercepat proses pembuatan laporan.
- Sebagai bahan pertimbangan untuk pemeliharaan dan pengadaan.
- Untuk mengontrol dan memeriksa keluar masuk barang.
- Menjadi sarana prasarana sebuah perusahaan atau instansi.
- Sebagai panduan untuk menghitung nilai kekayaan aset.
- Sebagai bahan rujukan saat terjadi pencurian dalam instansi atau pegawai.
- Memudahkan kegiatan pengawasan inventaris.
Inventaris adalah salah satu bagian penting dari perusahaan yang harus dikelola dengan baik. Seperti yang sudah dijelaskan di atas, perusahaan atau instansi wajib mengelola inventaris agar memberikan manfaat yang lebih besar.
